जळगाव – मुख्यमंत्री देवेंद्र फडणवीस यांच्या संकल्पनेतील 100 दिवसातील कामात जळगाव जिल्ह्यातील जिल्हाधिकारी कार्यालय, उपविभागीय अधिकारी कार्यालय व तहसील कार्यालय येथे 100 टक्के ई-ऑफीस या कार्यप्रणालीचा प्रभावीपणे वापर करण्याकामी जिल्हाधिकारी आयुष प्रसाद यांनी संबंधित कार्यालयांना सूचना देऊन तसेच मार्गदर्शक सूचना जारी केल्या आहेत. ई- ऑफीस या कार्यप्रणालीचा प्रभावीपणे वापर करण्याच्या अनुषंगाने खालीलप्रमाणे परिपत्रकाअन्वये निर्देश देण्यात आल्या आहेत.
ई-फाईल व्यवस्थापन :-
- ई-ऑफीसमधील अंतिम आदेश झालेले प्रस्ताव वेळेत बंद (Close) करण्याची खात्री करावी.
- प्रलंबित प्रस्तावाबाबत ई-ऑफीस प्रणालीमध्ये Park Option चा वापर करावा व याबाबतची यादी Excel शिटमध्ये अद्ययावत ठेवावी.
- ई-ऑफीस प्रणालीमध्ये निर्णयाकरिता जे प्रस्ताव अग्रेषित (Forward) केलेले आहेत, त्याबाबत Excel Sheet मध्ये Tracking करीता यादी करावी व सदर यादी वेळोवेळी अद्ययावत करावी.
- दाखल प्रस्तावांमध्ये अहवाल अथवा चौकशी आवश्यकता असल्यास स्वंतत्र पत्रव्यवहार न करता प्रस्ताव तयार करतांना केलेली नोटशिट ही संबधित अधिकारी यांच्याकडे पाठविण्यात यावी. क्षेत्रिय अधिकारी यांनी अहवाल सदरच्या नोटशिटमध्येच नोंदवावीत व सदरची नोटशीट ई-ऑफीस प्रणालीद्वारेच सक्षम प्राधिकारी यांच्याकडे पाठवावी. स्वतंत्र प्रस्ताव तयार होणार नाही याची दक्षता घेण्यात यावी.
- एखाद्या दाखल प्रस्तावामध्ये विविध विभागांचे अभिप्राय अपेक्षित असल्यास प्रत्येक विभागास स्वतंत्र पत्रव्यवहार न करता ई- ऑफीस प्रणालीमधूनच सदर फाईल या विविध विभागांना पाठविण्यात याव्यात.
- ई-ऑफीसमध्ये एखादा प्रस्ताव अंतिम रित्या बंद केल्यास सदर प्रस्ताव पुनश्चः सुरु करावयाचा असल्यास कार्यालय प्रमुखाची परवानगी घेऊनच सुरु करावा.
नोटशिट तयार करणे :-
- प्रत्येक फाईलसाठी तपशीलवार नोटशीट तयार करा.
- नोटशीट तयार करतांना ई-ऑफीसमध्ये स्थायी आदेश संचिका अद्यावत करणे. त्यामध्ये विषयाशी संबंधित कायदे, नियम व त्यात करण्यात आलेले बदल तसेच शासन स्तरावरील, विभागीय आयुक्त स्तरावरील व जिल्हास्तरावरुन निर्गमित करण्यात आलेली परिपत्रके सुध्दा अपलोड करावेत.
नोटशिट गुणवत्ता सुधारणाः-
- नोटशिट गुणवत्ता सुधारणा कामी Google Notebook LM किंवा Chat GPT चा वापर करावा.
- टिपणी तयार करणे, सूचना देण्याकामी व्हॉइस डिक्टेशनचा वापर करावा.
- Google Notebook LM आणि ChatGPT सारख्या साधनांच्या मदतीने गुणवत्तापूर्ण आदेश, निर्णय देण्याकामी सदर अॅपचा प्रभावीपणे वापर करावा.
बैठक मिटिंग आणि संवादः-
- शक्य असल्यास, संबंधित अधिकारी/कर्मचारी यांना समक्ष बैठकीला बोलविण्याऐवजी व्हर्चुअल मीटिंग्स (VC) आयोजित करावी.
- टपाल वितरण, बैठकीबाबतच्या सुचना व इतर अनुषंगिक महत्वपूर्ण सूचना या निर्गमित करतांना ऑनलाईन पध्दतीने निर्गमित कराव्यात.
- ई-नोटीस प्रणालीचा वापर करावा.
- कार्यालयीन कामकाजाकरिता शासनातर्फे विकसित संदेश प्रणालीचा वापर करावा.
अर्धन्यायिक कामकाज किंवा कोर्ट कामकाज:-
- अर्धन्यायिक कामकाजाच्या दाखल होणाऱ्या सर्व विवाद अर्ज हे EQJ कोर्टस या प्रणालीमध्येच नोंदविण्यात यावेत. तसेच दाखल होणाऱ्या केसेसची माहिती परिपूर्ण भरावी.
- हितसंबधित पक्षकारांना सुनावणीची नोटीसीची वेळ (Time Slot) निर्धारित करुन द्यावी.
- पक्षकारांना सुनावणीस प्रत्यक्ष उपस्थित राहणे शक्य नसल्यास दूरचित्रवाणीद्वारे सुनावणी घेण्यात यावी व सदर सुनावणीची रेकॉर्डोंग करुन सदर प्रस्तावात जतन करुन ठेवावी.
इतर अनुषंगिक सूचनाः-
- संबंधित कार्यालयातून कोणताही पत्रव्यवहार हा हस्तबटवडाद्वारे स्विकारण्यात येणार नाही.
- कार्यालयातील प्रलंबित असलेल्या 100 टक्के फाईल / पत्रव्यवहार हा ई-ऑफीस मध्ये Receipt द्वारे Creat करुन घ्याव्यात.
- ई-ऑफीस मध्ये कॉन्टॅक्ट डायरी तयार करावी.
- कार्यालयात असलेली वेगवेगळे पत्रांचे नमुने काळानुरुप अद्यावत करुन घ्यावी.
- कार्यालयात ज्या दिवशी टपाल प्राप्त झाले असेल त्याच दिवशी त्यावर कार्यवाही करण्याचा प्रयत्न करावा.
- संपूर्ण पत्रवयवहार ई-ऑफीस मार्फतच करण्यात यावा.
- आपले कार्यालय कपाटमुक्त असावे.
- टपाल हे प्रत्येक कार्यालयाच्या मुख्य ठिकाणी असलेला आवक-जावक टपाल (C.R.U. मध्ये) ई ऑफीस द्वारेच स्विकारण्यात यावे.
वरील मार्गदर्शक सूचनांचे काटेकोर पालन करणे सर्व अधिकाऱ्यांसाठी बंधनकारक आहे. सूचनांचे पालन न केल्यास त्याकडे गांभीर्य पूर्व दाखल घेतली जाईल याची नोंद घ्यावी असे या परीपत्रकात नमुद केले आहे.
